Datenschutzerklärung

Verantwortlicher und Kontakt

Maximilian Nebel, Einzelunternehmen NEBEL PROJEKT FLOW, Schweiz. Korrespondenzadresse: Speerstrasse 34, 8805 Richterswil. Aktuelle Registeranschrift: Badenerstrasse 736, 8048 Zürich; die Firmen- und Adressmutation ist noch ausstehend. Bis zu deren Abschluss ist das Einzelunternehmen im Handelsregister noch unter «Nebel Nutrition Labs» eingetragen. Datenschutzanfragen: info@projektflow.ch.

Für Website-Anfragen, eigene Vertragsverwaltung, Abrechnung und Support ist der Anbieter verantwortlich. Für die im Firmenbereich erfassten Kunden-, Projekt- und Personaldaten ist grundsätzlich die jeweilige Firma verantwortlich; PROJEKT FLOW verarbeitet diese zur Bereitstellung der Software in ihrem Auftrag. Bei gemeinsamen Zeitarbeitseinsätzen müssen Zeitarbeitsfirma und Einsatzbetrieb ihre jeweiligen Verantwortlichkeiten und Informationspflichten klären.

Erstgespräch und Google-Buchungskalender

Für die freiwillige Terminbuchung verwenden wir Google Kalender (Appointment Schedules) und Google Meet. Der externe Kalender wird auf der Buchungsseite erst nach Ihrem Klick auf «Google-Buchungskalender laden» eingebunden. Dabei erhält Google technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse. Im Google-Buchungsformular geben Sie Name, E-Mail-Adresse, Betrieb und Gewerk an; die Teamgrösse ist optional. Wir verwenden diese Angaben zur Organisation und Durchführung des gewünschten Gesprächs sowie für Bestätigungen, Terminänderungen und Erinnerungen. Daraus entsteht keine automatische Werbeanmeldung.

Google verarbeitet die Buchungsdaten nach seinen eigenen Dienstbedingungen und Datenschutzhinweisen. Eine Verarbeitung im Ausland ist möglich. PROJEKT FLOW stellt keine privaten Kalenderereignisse auf der Website dar und speichert über das eingebettete Formular keine zweite Kopie Ihrer Angaben in einer Lead-Datenbank. Sie können die Einbindung jederzeit ausblenden oder alternativ info@projektflow.ch kontaktieren. Für eine Absage oder Änderung nutzen Sie die Angaben in Ihrer Terminbestätigung.

Testanfragen

Angaben aus dem Anfrageformular werden in der Datenbank gespeichert und sind nur freigegebenen Plattform-Administratoren zugänglich. Eine E-Mail-Benachrichtigung kann zusätzlich an info@projektflow.ch gesendet werden. Wenn der Maildienst ausfällt, bleibt die Anfrage für die persönliche Bearbeitung gespeichert. Wir verwenden die Angaben für die gewünschte Kontaktaufnahme und Einrichtung; ein Testzugang entsteht erst nach der persönlichen Abstimmung.

Firmenregistrierung und Direktkauf

Für den Direktkauf speichern wir Firmenname, Rechnungsadresse, optionale UID und Firmen-IBAN, gewählten MWST-Satz, Firmentyp, Kontaktperson, E-Mail, gewähltes Paket und die bestätigte AGB-Fassung. Ihr Passwort wird vom Anmeldedienst Supabase verarbeitet; es wird nicht in den Registrierungsdaten oder E-Mails gespeichert. Resend versendet den Bestätigungslink als info@projektflow.ch. Die Registrierungsdaten sind nur serverseitig zugänglich. Vor der Freischaltung wird die E-Mail bestätigt und die erfolgreiche Abo-Zahlung geprüft. Die Firmen-IBAN dient Ihren eigenen Rechnungen und ist nicht das Zahlungsmittel für das Softwareabo.

Zum Zurücksetzen eines vergessenen Passworts verschickt Resend einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Das Passwort wird erst durch Ihre Eingabe geändert. Zum Schutz vor missbräuchlichem Versand speichern wir für höchstens eine Stunde einen aus der IP-Adresse abgeleiteten Hash und einen Versuchszähler. Nicht abgeschlossene Registrierungsangaben verfallen nach 24 Stunden und werden bei der nächsten Registrierungsanfrage bereinigt. Die bestätigte Vertragsfassung und Firmenzuordnung bleiben als Vertragsnachweis gespeichert.

Daten und Herkunft

Daten stammen aus Ihren Eingaben, aus der Einrichtung durch Firmenadmins, aus zugewiesenen Einsätzen, aus weitergeleiteten E-Mails und aus technischen Vorgängen beim Betrieb. Dazu gehören:

• Firmenname, Adresse, UID, Kontaktperson, E-Mail, Telefon und Angaben aus Testanfragen;
• persönliche Benutzerkonten, Rollen, Mitarbeitenden- und Kundendaten;
• Aufträge, Termine, Einsatzadressen, Arbeitszeiten, Pausen, Rapporte und gegebenenfalls Unterschriften;
• Offerten, Rechnungen, Bankverbindung der Firma, Material und Lieferantenangaben;
• Nachrichten, E-Mails, Fotos, Sprachaufnahmen, Dateien und Anhänge;
• Abo-, Rechnungs- und Zahlungsstatus sowie technische Kennungen;
• IP-Adresse, Browser-, Geräte-, Fehler- und Sicherheitsprotokolle.

Erfassen Sie nur notwendige Angaben. Gesundheitsdaten, Ausweiskopien, private Korrespondenz oder andere besonders schützenswerte Informationen gehören nicht in allgemeine Einsatzhinweise oder Chats.

Zwecke der Verarbeitung

Die Daten dienen der Anmeldung, Firmen- und Rollenverwaltung, Auftragsplanung, Zusammenarbeit, Zeiterfassung, Freigabe, Dokumentenerstellung, Abrechnung, Bearbeitung von Testanfragen, Unterstützung und Sicherheit. Wir verwenden sie ausserdem, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Klärung von Ansprüchen erforderlich ist.

Es gilt insbesondere das Schweizer Datenschutzrecht. Soweit die DSGVO im Einzelfall anwendbar ist, stützen sich Verarbeitungen auf Vertrag oder vorvertragliche Massnahmen, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen am sicheren Betrieb und gegebenenfalls eine Einwilligung. Eine erteilte Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden.

Wer Firmendaten sehen kann

Der Zugriff richtet sich nach Firma, persönlichem Konto und Rolle. Firmenadmins verwalten die Zugänge ihrer Firma. Mitarbeitende erhalten die für ihre Rolle vorgesehenen Funktionen. Berechtigte Plattformadministratoren können Firmenzugänge verwalten und auf betriebliche Daten zugreifen, soweit dies für Verwaltung oder Unterstützung erforderlich ist. Ein Firmenbereich ist daher nicht ausschliesslich für den jeweiligen Kunden technisch zugänglich.

Zeitarbeitsfirmen und Einsatzbetriebe

Beim Anfragen eines Einsatzes werden der Zeitarbeitsfirma und dem benannten Einsatzbetrieb die beteiligten Firmennamen, der Name der zugewiesenen Person, Tätigkeit, Objekt- oder Projektnummer, Adresse, Hinweise, Zeitraum und Status zugänglich. Der Kopplungscode ermöglicht eine Anfrage und ersetzt nicht die Bestätigung durch den Einsatzbetrieb.

Nach Bestätigung sieht die zugewiesene Person ihren Einsatz und erfasst Datum, Beginn, Ende, Pause und Arbeitsbeschreibung. Firmenadmins der beteiligten Firmen sehen diese Nachweise; der Einsatzbetrieb kann sie freigeben oder mit Begründung zurückgeben. Im gemeinsamen Einsatzverlauf können die beteiligten Firmenadmins sowie die zugewiesene Person Nachrichten austauschen. Sichtbar sind Absendername, Firma, Nachricht und Zeitpunkt. Mitarbeitende erhalten diesen Zugriff erst nach Bestätigung des Einsatzes. Interne Kundenakten, Finanzdaten und übrige Personaldaten werden durch diese Verbindung nicht freigegeben.

Bei bestätigten Einsätzen können Stunden und Korrekturen nach Einsatzende für den vereinbarten Zeitraum nachgereicht werden. Freigegebene Nachweise sind gegen Überschreiben geschützt. Bestehende Daten bleiben berechtigten Beteiligten zugänglich. „Beenden“ bedeutet keine Löschung. Exportierte CSV-Dateien und PDF-Exemplare mit Unterschriftsfeldern befinden sich anschliessend im Verantwortungsbereich der empfangenden Beteiligten. Die Firmen müssen Mitarbeitende vor der Weitergabe informieren und zulässige Aufbewahrung sowie Berichtigung abstimmen. Hinweise stehen in der Zeitarbeit-Anleitung.

E-Mails, Fotos und Sprachaufnahmen

Bei eingerichteter Weiterleitung werden E-Mail-Inhalt, Absender, Empfänger, Betreff und übernommene Anhänge im Firmenbereich verarbeitet. Richten Sie gezielte Regeln für relevante Aufträge ein, statt private oder sachfremde Postfächer vollständig weiterzuleiten. Kamera- und Mikrofonzugriff werden vom Browser für die jeweilige Funktion abgefragt. Die Firma ist für die Zulässigkeit von Aufnahmen und die Information erkennbarer Personen verantwortlich.

Dienstleister und Zahlung

• Supabase: Datenbank, Anmeldung, privater Dateispeicher und Echtzeitfunktionen. Die Projektregion ist Frankfurt, Deutschland. Weitere Angaben: Auftragsbearbeitung bei Supabase.
• Vercel: Betrieb und Auslieferung der Website und serverseitiger Funktionen sowie technische Protokolle. Verarbeitung kann auch in den USA stattfinden. Vercel-Datenschutzvereinbarung.
• Resend: Versand und Empfang von System- und Auftrags-E-Mails sowie deren Anhängen. Die primären Verarbeitungsprozesse erfolgen in den USA. Resend-Datenschutzvereinbarung.
• Google Workspace: Geschäftliche Kommunikation und Support über info@projektflow.ch. Die Verarbeitung erfolgt abhängig von Dienst und Konfiguration auch ausserhalb der Schweiz. Google-Datenschutzvereinbarung.
• Stripe: Wenn eine Zahlung oder Abo-Verwaltung über Stripe genutzt wird, werden unter anderem Firmenname, Kontakt-E-Mail, Rechnungsadresse, Paket und technische Firmenzuordnung übermittelt. Zahlungsangaben geben Sie direkt bei Stripe ein. PROJEKT FLOW erhält Zuordnungen und Abo-/Zahlungsstatus; vollständige Kartennummern oder Kartenprüfcodes werden nicht in PROJEKT FLOW gespeichert. Stripe kann je nach Zweck als Auftragsbearbeiter oder eigener Verantwortlicher handeln und Daten international, unter anderem in den USA, verarbeiten. Stripe-Datenschutzerklärung.

Dienstleister können weitere Unterauftragnehmer einsetzen. Die verlinkten Anbieterinformationen erläutern deren Verarbeitung und Vertragsbedingungen.

Verarbeitung im Ausland

Die Datenbankregion Deutschland bedeutet nicht, dass sämtliche Daten ausschliesslich in Deutschland oder der EU verbleiben. Hosting, E-Mail, Zahlungsabwicklung und Support können insbesondere die Schweiz, Deutschland, weitere europäische Standorte und die USA betreffen. Die eingesetzten Anbieter veröffentlichen ihre Unterauftragnehmer und Standorte in ihren Datenschutzunterlagen.

Bei Übermittlungen in Staaten ohne anerkannt angemessenen Datenschutz sind geeignete Garantien, beispielsweise anwendbare Standarddatenschutzklauseln mit den erforderlichen Schweizer Anpassungen, oder eine gesetzliche Ausnahme erforderlich. Angaben zu den für Ihren Vertrag eingesetzten Empfängern, Ländern und Garantien können Sie unter info@projektflow.ch anfordern.

Cookies, Gerätespeicher und Ortung

Für Anmeldung, Sprache und Offline-Arbeit verwendet die App notwendige Cookies, lokalen Browserspeicher, Sitzungsspeicher und eine lokale Warteschlange für noch nicht synchronisierte Zeiteinträge. Ein Service Worker speichert Teile der Anwendung für die Nutzung bei Verbindungsproblemen. Beim Abmelden wird die zwischengespeicherte Arbeitsbereichskopie des letzten Kontos entfernt. Noch nicht synchronisierte Zeiten können im Gerätespeicher verbleiben; vor einem Gerätewechsel synchronisieren und gemeinsam genutzte Geräte schützen.

Es sind keine Werbetracker integriert. Die optionale Standortautomatik für die Projektzeiterfassung wird von der jeweiligen Person ausdrücklich aktiviert und benötigt eine Browserfreigabe. Der Arbeitsbereich wird auf diesem Gerät gespeichert. Standortpunkte werden nur dort zur Erkennung von Ankunft und Verlassen geprüft und nicht an das Büro oder den Server übertragen. Gespeichert werden die daraus entstandenen Arbeitszeiten und ein Hinweis auf den automatischen Start. Es entsteht kein Bewegungsprofil. Die Automatik arbeitet nur bei sichtbarer App und Verbindung und endet beim Verlassen der Seite. Laufende Zeiten müssen bei Unterbrechungen geprüft werden. Firmen müssen Zweck, Nutzung und Berichtigung der Arbeitszeiten mit ihren Mitarbeitenden abstimmen. Die Einsatzadresse bezeichnet den Arbeitsort. Eine Browserfreigabe für Kamera oder Mikrofon ist keine Zustimmung zu einer Mitarbeiterüberwachung. Externe Zahlungsseiten haben eigene Cookie- und Datenschutzhinweise.

Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Daten, solange sie für Vertrag, Unterstützung, Sicherheit, Nachweise oder gesetzliche Pflichten benötigt werden. Die erforderliche Dauer hängt von Datenart und Verwendungszweck ab. Für operative Firmen- und Personalunterlagen legt die verantwortliche Firma die erforderliche Aufbewahrung fest und stimmt Löschungen mit dem Anbieter ab.

Ein abgelaufener Test, ein beendeter Einsatz oder ein pausierter Zugang löscht Daten nicht automatisch. Fordern Sie Export oder Löschung über den Firmenadmin und info@projektflow.ch an. Bei gemeinsamen Nachweisen sind auch die Pflichten des anderen Beteiligten zu berücksichtigen. Bereits exportierte Kopien werden durch eine Löschung in PROJEKT FLOW nicht entfernt. Sicherungskopien können bis zu ihrer regulären Überschreibung fortbestehen.

Sicherheit und Rechte

Die Plattform verwendet verschlüsselte Übertragung, rollen- und firmenbezogene Zugriffskontrollen sowie private Dateispeicher. Persönliche Zugänge dürfen nicht geteilt werden. Verdächtige Zugriffe und Datenvorfälle bitte an info@projektflow.ch melden. Ein absoluter Schutz kann nicht garantiert werden.

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts können Sie Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Übertragung sowie Löschung verlangen und gegebenenfalls einer Verarbeitung widersprechen oder deren Einschränkung verlangen. Zur Zuordnung kann ein angemessener Identitätsnachweis erforderlich sein. Für operative Firmendaten wenden Sie sich zunächst an die verantwortliche Firma; der Anbieter unterstützt bei der Bearbeitung. Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Änderungen

Bei Änderungen an Funktionen, Empfängern oder Verarbeitung wird diese Erklärung angepasst. Die aktuelle Fassung ist hier abrufbar.