Einsätze und Stunden gemeinsam verwalten

Was Sie im Test nutzen können

• Persönliche Zugänge für Firmenadmin und Mitarbeitende.
• Einsatzanfragen mit Person, Zeitraum, Tätigkeit, Adresse und Objektnummer.
• Bestätigung durch den Einsatzbetrieb.
• Tagesnachweise mit Beginn, Ende, Pause und ausgeführter Arbeit.
• Freigabe oder Rückgabe zur Korrektur mit Begründung.
• Gemeinsame Nachrichten zum Einsatz für die beteiligten Firmen und Mitarbeitenden.
• Übersicht, CSV-Export und PDF mit drei Exemplaren und Unterschriftsfeldern.

Das Zeitarbeitsmodul ergänzt PROJEKT FLOW. Für SHK-Betriebe bleiben Aufträge, Planung, Rapporte und Rechnungen im Mittelpunkt.

Mit bestehenden Werkzeugen arbeiten

Für den Pilot müssen Sie nicht Ihre ganze Firma umstellen. Wählen Sie einen passenden Einsatz und legen Sie fest, wo die verbindlichen Stunden geführt werden. Freigegebene Stunden können als CSV und Nachweise als PDF exportiert werden.

Eine direkte Verbindung zu bestehenden Personal-, Kunden- oder Lohnsystemen ist nicht enthalten. Wir prüfen gewünschte Schnittstellen vor einem Angebot. Für mehr als 25 Benutzer oder mehrere Standorte gibt es Ultra mit Preis auf Anfrage.

Aktueller Funktionsumfang

Stunden und Korrekturen können auch nach dem Ende eines bestätigten Einsatzes eingereicht werden. Anfragen, Bestätigungen und Stundenfreigaben erzeugen automatische Statusmeldungen im gemeinsamen Einsatzverlauf. E-Mail-Benachrichtigungen, Push-Nachrichten und Lohnabrechnung sind noch nicht enthalten.

Nachrichten erscheinen im gemeinsamen Einsatzverlauf. Die geöffnete Ansicht wird regelmässig aktualisiert. Die drei PDF-Exemplare sind für Betrieb beziehungsweise Kunde, Firma beziehungsweise Zeitarbeitsfirma und Mitarbeitende bestimmt. Die Unterschriftsfelder können im PDF ausgefüllt oder nach dem Ausdrucken unterschrieben werden. Eine eingetippte Bestätigung ist keine zertifizierte digitale Signatur.

Vor dem ersten Einsatz

Beide Firmen benötigen einen eigenen PROJEKT-FLOW-Zugang. Die Zeitarbeitsfirma benötigt Pro, Business oder eine aktive Testphase. Der Einsatzbetrieb kann mit seinem aktiven Firmenpaket Anfragen bestätigen und Stunden prüfen. Die Benutzergrenzen des gebuchten Pakets gelten.

Vereinbaren Sie zuerst Einsatz, Tätigkeiten und Zeitraum. Informieren Sie Mitarbeitende darüber, welche Daten die beteiligten Firmen sehen. In PROJEKT FLOW werden Name, Firmen, Einsatzort, Tätigkeit, Termine und Stundennachweise geteilt. Arbeitsverträge, Verleihbewilligungen, Lohnabrechnung und Versicherungen werden ausserhalb dieser Funktion geregelt.

Für die Zeitarbeitsfirma

• Unter Einstellungen → Firmentyp „Zeitarbeitsfirma / Personalverleih“ wählen und speichern.
• Unter Team je Person einen eigenen Zugang mit Rolle „Monteur/in“ erstellen. Startpasswort sicher übergeben; die Person legt beim ersten Login ihr eigenes Passwort fest.
• Vom Firmenadmin des Einsatzbetriebs den Kopplungscode aus „Zeitarbeit“ erhalten.
• Zeitarbeit → Einsatz anfragen öffnen. Code, Person, Tätigkeit, Zeitraum und bei Bedarf Objektnummer, Adresse und Hinweise eintragen.
• Der Einsatz steht zunächst auf „Bestätigung offen“. Nach Annahme durch den Einsatzbetrieb ist er bestätigt.
• Stundennachweise prüfen und bei Bedarf als CSV herunterladen. Fehlende Stunden können auch nach Einsatzende für den bestätigten Zeitraum nachgereicht werden.

Für den Einsatzbetrieb

• Als Firmenadmin Zeitarbeit → Personal aufnehmen → Kopieren wählen und den Kopplungscode der vereinbarten Zeitarbeitsfirma geben.
• Im Bereich „Zeitarbeit“ die Anfrage öffnen. Firma, Person, Tätigkeit und Zeitraum prüfen; dann bestätigen oder ablehnen.
• Eingereichte Stunden mit der tatsächlich geleisteten Arbeit abgleichen. Mit Freigeben bestätigen oder mit Begründung zur Korrektur zurückgeben.
• Bei vorzeitigem Ende „Einsatz beenden“ wählen. Der bestätigte Zeitraum bleibt für nachträgliche Nachweise und Korrekturen verfügbar. Eine unbestätigte Anfrage wird beim Beenden geschlossen und erlaubt keine Stundenabgabe.

Ein externer Mitarbeiter wird dadurch nicht zum internen Firmenadmin. Interne Kundenakten, Finanzdaten und das übrige Personal werden über diese Verbindung nicht freigegeben.

Für Mitarbeitende

• Mit dem persönlichen Zugang der Zeitarbeitsfirma anmelden und Zeitarbeit öffnen. Auf dem Handy befindet sich der Eintrag im Menü.
• Bestätigten Einsatz wählen. Adresse, Zeitraum und Hinweise lesen.
• Während des Einsatzzeitraums pro Arbeitstag Beginn, Ende, gesamte Pause in Minuten und ausgeführte Arbeit eintragen. Die Nettoarbeitszeit wird angezeigt.
• „Zur Freigabe einreichen“ wählen. Zurückgegebene Nachweise mit „Korrigieren“ übernehmen und erneut einreichen.

Ein Nachweis je Einsatz und Tag. Rückwirkende Tage innerhalb eines bestätigten Einsatzzeitraums sind auch nach Einsatzende möglich; zukünftige Tage nicht. Nachtschichten auf die betroffenen Kalendertage aufteilen. Freigegebene Stunden bleiben gegen Überschreiben geschützt.

Wenn etwas nicht funktioniert

Daten und Rechte

Nur die beteiligten Firmenadmins sowie die zugewiesene Person sehen die für sie freigegebenen Einsätze und Nachweise. Beenden eines Einsatzes löscht seine Historie nicht. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung zuerst den zuständigen Firmenadmin kontaktieren; bei Bedarf unterstützt info@projektflow.ch. Exportierte CSV-Dateien müssen die empfangenden Firmen selbst schützen.

Weitere Informationen: Datenschutz und AGB.