déclaration de protection des données

Responsable du traitement et contact

Maximilian Nebel, entreprise individuelle NEBEL PROJEKT FLOW, Suisse. Adresse de correspondance : Speerstrasse 34, 8805 Richterswil. Adresse actuellement inscrite au registre : Badenerstrasse 736, 8048 Zürich ; la modification de la raison sociale et de l’adresse est en attente. Jusqu’à sa finalisation, l’entreprise reste inscrite au registre du commerce sous « Nebel Nutrition Labs ». Questions sur la protection des données : info@projektflow.ch.

Le prestataire est responsable des demandes reçues via le site, de sa gestion contractuelle, de la facturation et de l’assistance. L’entreprise concernée est en principe responsable des données clients, projets et personnel saisies dans son espace ; PROJEKT FLOW les traite pour son compte afin de fournir le logiciel. Pour les missions temporaires partagées, l’agence et l’entreprise cliente doivent définir leurs responsabilités et obligations d’information respectives.

Erstgespräch und Google-Buchungskalender

Pour la réservation facultative, nous utilisons Google Agenda (Appointment Schedules) et Google Meet. Le calendrier externe n’est intégré qu’après votre clic sur « Charger le calendrier Google ». Google reçoit alors des données techniques de connexion, notamment votre adresse IP. Le formulaire Google demande votre nom, votre adresse e-mail, votre entreprise et votre métier ; la taille de l’équipe est facultative. Nous utilisons ces informations pour organiser et réaliser l’entretien demandé, ainsi que pour les confirmations, modifications et rappels. Cela ne constitue pas une inscription automatique à des communications publicitaires.

Google traite les données de réservation selon ses propres conditions de service et informations sur la confidentialité. Un traitement à l’étranger est possible. PROJEKT FLOW n’affiche aucun événement privé du calendrier sur le site et ne conserve pas de seconde copie de vos informations dans une base de prospects via le formulaire intégré. Vous pouvez masquer le calendrier à tout moment ou contacter info@projektflow.ch. Pour annuler ou modifier un rendez-vous, utilisez les indications de votre confirmation.

Demandes d’essai

Les informations du formulaire sont enregistrées dans la base de données et accessibles uniquement aux administrateurs autorisés de la plateforme. Une notification peut aussi être envoyée à info@projektflow.ch. En cas de panne du service mail, la demande reste enregistrée pour être traitée personnellement. Les données servent à la prise de contact et à la configuration demandées ; l’accès d’essai n’est créé qu’après un échange personnel.

Inscription de l’entreprise et achat direct

Pour l’achat direct, nous enregistrons la raison sociale, l’adresse de facturation, l’IDE et l’IBAN d’entreprise facultatifs, le taux de TVA choisi, le type d’entreprise, la personne de contact, l’e-mail, la formule et la version acceptée des conditions générales. Supabase traite le mot de passe ; celui-ci n’est pas enregistré dans les données d’inscription ni dans les e-mails. Resend envoie le lien de confirmation depuis info@projektflow.ch. Les données d’inscription ne sont accessibles que côté serveur. L’adresse e-mail et le paiement de l’abonnement sont vérifiés avant activation. L’IBAN d’entreprise sert à vos factures et ne paie pas l’abonnement au logiciel.

Pour réinitialiser un mot de passe oublié, Resend envoie un lien personnel à durée limitée à l’adresse enregistrée. Le mot de passe ne change que lorsque vous en saisissez un nouveau. Pour prévenir les envois abusifs, nous conservons au maximum une heure une empreinte dérivée de l’adresse IP et un compteur de tentatives. Les inscriptions inachevées expirent après 24 heures et sont supprimées lors de la prochaine demande d’inscription. La version contractuelle acceptée et le rattachement à l’entreprise sont conservés comme preuve du contrat.

Données et provenance

Les données proviennent de vos saisies, de la configuration par les administrateurs, des missions attribuées, des e-mails transférés et des opérations techniques. Elles comprennent :

• raison sociale, adresse, IDE, personne de contact, e-mail, téléphone et demandes d’essai ;
• comptes personnels, rôles et données des collaborateurs et clients ;
• interventions, rendez-vous, adresses, heures, pauses, rapports et éventuelles signatures ;
• devis, factures, coordonnées bancaires de l’entreprise, matériel et fournisseurs ;
• messages, e-mails, photos, enregistrements vocaux, fichiers et pièces jointes ;
• statuts des abonnements, factures et paiements, ainsi qu’identifiants techniques ;
• adresse IP et journaux du navigateur, de l’appareil, des erreurs et de sécurité.

Ne saisissez que les informations nécessaires. Données de santé, copies de pièces d’identité, correspondance privée et autres données sensibles ne doivent pas figurer dans les notes générales de mission ou les chats.

Finalités du traitement

Les données servent à la connexion, à la gestion des entreprises et des rôles, à la planification, à la collaboration, à la saisie et validation des heures, à la création de documents, à la facturation, aux demandes d’essai, à l’assistance et à la sécurité. Elles sont aussi utilisées si nécessaire pour respecter des obligations légales ou examiner des prétentions.

Le droit suisse de la protection des données s’applique en particulier. Lorsque le RGPD est applicable, les traitements reposent sur le contrat ou les mesures précontractuelles, les obligations légales, l’intérêt légitime à une exploitation sûre et, le cas échéant, le consentement. Le consentement peut être retiré pour l’avenir.

Accès aux données d’entreprise

L’accès dépend de l’entreprise, du compte personnel et du rôle. Les administrateurs gèrent les accès de leur entreprise. Les collaborateurs disposent des fonctions prévues pour leur rôle. Les administrateurs autorisés de la plateforme peuvent gérer les accès et consulter les données opérationnelles si nécessaire pour l’administration ou l’assistance. L’espace d’entreprise n’est donc pas techniquement accessible uniquement au client concerné.

Agences et entreprises clientes

Lors d’une demande de mission, l’agence et l’entreprise cliente désignée accèdent aux noms des entreprises, au nom de la personne affectée, à l’activité, à la référence du site ou projet, à l’adresse, aux notes, à la période et au statut. Le code de liaison permet la demande et ne remplace pas la confirmation de l’entreprise cliente.

Après confirmation, la personne affectée voit sa mission et saisit date, début, fin, pause et description du travail. Les administrateurs des entreprises concernées voient ces relevés ; l’entreprise cliente peut les valider ou les renvoyer avec un motif. Les administrateurs et la personne affectée peuvent échanger des messages dans l’historique partagé. Le nom de l’expéditeur, l’entreprise, le message et la date sont visibles. Les collaborateurs n’obtiennent cet accès qu’après confirmation. Les dossiers clients internes, données financières et autres données du personnel ne sont pas partagés par cette liaison.

Pour une mission confirmée, les heures et corrections relatives à la période convenue peuvent être transmises après sa fin. Les relevés validés sont protégés contre l’écrasement et les données restent accessibles aux participants autorisés. « Terminer » ne signifie pas supprimer. Les fichiers CSV et exemplaires PDF exportés avec champs de signature relèvent ensuite de la responsabilité des destinataires. Les entreprises doivent informer les collaborateurs avant le partage et convenir de la conservation et des rectifications autorisées. Consultez le guide du travail temporaire.

E-mails, photos et enregistrements vocaux

Lorsqu’un transfert est configuré, le contenu, l’expéditeur, le destinataire, l’objet et les pièces jointes reprises sont traités dans l’espace d’entreprise. Définissez des règles ciblées pour les interventions pertinentes plutôt que de transférer des boîtes privées ou sans rapport avec le travail. Le navigateur demande l’accès à la caméra et au microphone pour chaque fonction concernée. L’entreprise est responsable de la licéité des enregistrements et de l’information des personnes identifiables.

Prestataires et paiement

• Supabase: Base de données, authentification, stockage privé et fonctions en temps réel. La région du projet est Francfort, Allemagne. Informations complémentaires : Sous-traitance chez Supabase.
• Vercel: Exploitation et diffusion du site, fonctions serveur et journaux techniques. Le traitement peut aussi avoir lieu aux États-Unis. Accord de protection des données Vercel.
• Resend: Envoi et réception des e-mails système et d’intervention ainsi que de leurs pièces jointes. Les principaux traitements ont lieu aux États-Unis. Accord de protection des données Resend.
• Google Workspace: Communication professionnelle et assistance via info@projektflow.ch. Selon le service et la configuration, le traitement a aussi lieu hors de Suisse. Accord de protection des données Google.
• Stripe: Lors d’un paiement ou de la gestion d’un abonnement avec Stripe, la raison sociale, l’e-mail de contact, l’adresse de facturation, la formule et le rattachement technique à l’entreprise sont notamment transmis. Vous saisissez les données de paiement directement chez Stripe. PROJEKT FLOW reçoit les identifiants de rattachement et les statuts d’abonnement et de paiement, sans conserver les numéros complets de carte ni les codes de sécurité. Selon la finalité, Stripe peut agir comme sous-traitant ou responsable indépendant et traiter les données à l’étranger, notamment aux États-Unis. Déclaration de protection des données Stripe.

Les prestataires peuvent recourir à d’autres sous-traitants. Les informations liées expliquent leurs traitements et conditions contractuelles.

Traitement à l’étranger

La localisation de la base de données en Allemagne ne signifie pas que toutes les données restent uniquement en Allemagne ou dans l’UE. L’hébergement, les e-mails, les paiements et l’assistance peuvent notamment concerner la Suisse, l’Allemagne, d’autres pays européens et les États-Unis. Les prestataires publient leurs sous-traitants et localisations dans leurs documents de protection des données.

Les transferts vers des États sans protection reconnue comme adéquate nécessitent des garanties appropriées, par exemple des clauses contractuelles types applicables avec les adaptations suisses requises, ou une exception légale. Vous pouvez demander à info@projektflow.ch les destinataires, pays et garanties utilisés pour votre contrat.

Cookies, stockage local et localisation

Pour la connexion, la langue et le travail hors ligne, l’application utilise des cookies nécessaires, le stockage local du navigateur, le stockage de session et une file locale d’heures non synchronisées. Un service worker conserve des parties de l’application en cas de problème de connexion. À la déconnexion, la copie en cache de l’espace du dernier compte est supprimée. Des heures non synchronisées peuvent rester sur l’appareil ; synchronisez avant de changer d’appareil et protégez les appareils partagés.

Aucun traceur publicitaire n’est intégré. La localisation facultative pour le suivi du temps par projet est activée expressément par la personne concernée et nécessite l’autorisation du navigateur. La zone de travail est enregistrée sur cet appareil. Les points de localisation y sont uniquement vérifiés pour détecter l’arrivée et le départ ; ils ne sont transmis ni au bureau ni au serveur. Seuls les temps de travail obtenus et une indication du démarrage automatique sont enregistrés. Aucun profil de déplacement n’est créé. Cette fonction ne fonctionne que lorsque l’application est visible et connectée et s’arrête lorsque la page est quittée. Les temps en cours doivent être vérifiés en cas d’interruption. Les entreprises doivent convenir avec leurs collaborateurs de la finalité, de l’utilisation et de la correction des temps. L’adresse de l’intervention désigne le lieu de travail. Une autorisation du navigateur pour la caméra ou le microphone ne constitue pas un consentement à la surveillance des collaborateurs. Les pages de paiement externes ont leurs propres informations sur les cookies et la confidentialité.

Conservation et suppression

Nous conservons les données tant qu’elles sont nécessaires au contrat, à l’assistance, à la sécurité, aux justificatifs ou aux obligations légales. La durée dépend du type de données et de leur finalité. L’entreprise responsable définit la conservation nécessaire des documents opérationnels et du personnel et convient des suppressions avec le prestataire.

La fin d’un essai ou d’une mission, ou la suspension d’un accès, ne supprime pas automatiquement les données. Demandez un export ou une suppression via l’administrateur et info@projektflow.ch. Les obligations de l’autre partie doivent aussi être considérées pour les relevés partagés. Une suppression dans PROJEKT FLOW ne retire pas les copies déjà exportées. Les sauvegardes peuvent subsister jusqu’à leur remplacement normal.

Sécurité et droits

La plateforme utilise des transmissions chiffrées, des contrôles d’accès par rôle et entreprise ainsi qu’un stockage privé. Les accès personnels ne doivent pas être partagés. Signalez les accès suspects et incidents à info@projektflow.ch. Une protection absolue ne peut être garantie.

Selon le droit applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, la remise ou le transfert et la suppression des données, et éventuellement vous opposer au traitement ou demander sa limitation. Une preuve d’identité appropriée peut être nécessaire. Pour les données opérationnelles, contactez d’abord l’entreprise responsable ; le prestataire l’assiste dans le traitement. Vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou à une autre autorité de surveillance compétente.

Modifications

Cette déclaration est adaptée en cas de modification des fonctions, destinataires ou traitements. La version actuelle est disponible ici.