Gérer les missions et les heures ensemble

Fonctions disponibles pendant l’essai

• Accès personnels pour l’administrateur et les collaborateurs.
• Demandes de mission avec personne, période, activité, adresse et référence du site.
• Confirmation par l’entreprise cliente.
• Relevés journaliers avec début, fin, pause et travail effectué.
• Validation ou retour pour correction avec motif.
• Messages partagés de la mission pour les entreprises et collaborateurs concernés.
• Vue d’ensemble, export CSV et PDF en trois exemplaires avec champs de signature.

Das Zeitarbeitsmodul ergänzt PROJEKT FLOW. Für SHK-Betriebe bleiben Aufträge, Planung, Rapporte und Rechnungen im Mittelpunkt.

Conserver vos outils actuels

Vous n’avez pas à changer toute l’organisation pour l’essai. Choisissez une mission adaptée et définissez où les heures de référence sont tenues. Les heures validées s’exportent en CSV et les justificatifs en PDF.

Aucune connexion directe aux systèmes existants de personnel, clients ou paie n’est incluse. Nous évaluons les interfaces souhaitées avant de proposer une offre. Au-delà de 25 utilisateurs ou pour plusieurs sites, nous proposons Ultra avec prix sur demande.

Fonctions actuelles

Les heures et corrections peuvent être transmises après la fin d’une mission confirmée. Les demandes, confirmations et validations génèrent automatiquement des messages de statut dans l’historique partagé. Les notifications par e-mail, les notifications push et la paie ne sont pas encore incluses.

Les messages apparaissent dans l’historique partagé. La vue ouverte est actualisée régulièrement. Les trois exemplaires PDF sont destinés à l’entreprise cliente, à l’agence et au collaborateur. Les champs de signature peuvent être remplis dans le PDF ou signés après impression. Une confirmation saisie n’est pas une signature électronique certifiée.

Avant la première mission

Les deux entreprises doivent avoir leur propre accès PROJEKT FLOW. L’agence a besoin de Pro, Business ou d’un essai actif. L’entreprise cliente peut confirmer les demandes et vérifier les heures avec sa formule active. Les limites d’utilisateurs du forfait choisi s’appliquent.

Convenez d’abord de la mission, des activités et de la période. Informez les collaborateurs des données visibles aux entreprises concernées. PROJEKT FLOW partage nom, entreprises, lieu, activité, dates et relevés d’heures. Contrats de travail, autorisations de location de services, paie et assurances sont réglés en dehors de cette fonction.

Pour l’agence

• Dans Paramètres, puis Type d’entreprise choisissez « Agence de travail temporaire » et enregistrez.
• Dans Équipe créez un accès par personne avec le rôle « Installateur ou installatrice ». Transmettez le mot de passe initial de manière sûre ; chacun choisit son mot de passe à la première connexion.
• Demandez à l’administrateur de l’entreprise cliente le code de liaison disponible dans « Travail temporaire ».
• Travail temporaire, puis Demander une mission Saisissez le code, la personne, l’activité, la période et, si nécessaire, la référence du site, l’adresse et les notes.
• La mission est d’abord « En attente de confirmation ». Elle est confirmée après acceptation par l’entreprise cliente.
• Vérifiez les relevés et téléchargez-les en CSV si nécessaire. Les heures manquantes de la période confirmée peuvent être transmises après la fin de la mission.

Pour l’entreprise cliente

• En tant qu’administrateur Travail temporaire, puis Accueillir du personnel, puis Copier et transmettez le code de liaison à l’agence convenue.
• Ouvrez la demande dans « Travail temporaire ». Vérifiez entreprise, personne, activité et période, puis confirmez ou refusez.
• Comparez les heures transmises avec le travail effectué. Choisissez Valider ou indiquez un motif pour renvoyer pour correction.
• En cas de fin anticipée, choisissez « Terminer la mission ». La période confirmée reste disponible pour les relevés et corrections ultérieurs. Terminer une demande non confirmée la clôture et ne permet pas de transmettre des heures.

Le collaborateur externe ne devient pas administrateur interne. La liaison ne donne pas accès aux dossiers clients internes, aux données financières ni au reste du personnel.

Pour les collaborateurs

• Connectez-vous avec votre accès personnel de l’agence et ouvrez Travail temporaire Sur téléphone, cette rubrique est dans le menu.
• Choisissez la mission confirmée. Lisez l’adresse, la période et les notes.
• Pour chaque jour travaillé dans la période, saisissez début, fin, pause totale en minutes et travail effectué. Le temps net est affiché.
• Choisissez « Soumettre pour validation ». Reprenez les relevés renvoyés avec « Corriger », puis soumettez-les à nouveau.

Un relevé par mission et par jour. Les jours passés de la période confirmée peuvent être saisis après la fin ; les jours futurs ne le peuvent pas. Répartissez les équipes de nuit sur les jours civils concernés. Les heures validées sont protégées contre l’écrasement.

En cas de problème

Données et droits

Seuls les administrateurs concernés et la personne affectée voient les missions et relevés autorisés. Terminer une mission ne supprime pas son historique. Pour un accès, une rectification ou une suppression, contactez d’abord l’administrateur responsable ; si nécessaire, demandez l’aide de info@projektflow.ch. Les entreprises destinataires doivent protéger elles-mêmes les fichiers CSV exportés.

Informations complémentaires : Protection des données et Conditions générales.