informativa sulla protezione dei dati

Titolare del trattamento e contatto

Maximilian Nebel, ditta individuale NEBEL PROJEKT FLOW, Svizzera. Indirizzo di corrispondenza: Speerstrasse 34, 8805 Richterswil. Attuale indirizzo registrato: Badenerstrasse 736, 8048 Zürich; la modifica della ragione sociale e dell’indirizzo è ancora in corso. Fino al suo completamento, la ditta rimane iscritta nel registro di commercio come «Nebel Nutrition Labs». Domande sulla protezione dei dati: info@projektflow.ch.

Il fornitore è responsabile delle richieste tramite il sito, della propria gestione contrattuale, della fatturazione e dell’assistenza. L’azienda interessata è di regola responsabile dei dati di clienti, progetti e personale inseriti nel proprio spazio; PROJEKT FLOW li tratta per suo conto per fornire il software. Per le missioni temporanee condivise, agenzia e azienda cliente devono definire le rispettive responsabilità e gli obblighi di informazione.

Erstgespräch und Google-Buchungskalender

Per la prenotazione facoltativa utilizziamo Google Calendar (Appointment Schedules) e Google Meet. Il calendario esterno viene incorporato solo dopo il clic su « Carica il calendario Google ». Google riceve quindi dati tecnici di connessione, come l’indirizzo IP. Nel modulo Google si inseriscono nome, e-mail, impresa e mestiere; la dimensione del team è facoltativa. Utilizziamo questi dati per organizzare e svolgere il colloquio richiesto e per conferme, modifiche e promemoria. Non ne deriva un’iscrizione automatica a comunicazioni pubblicitarie.

Google tratta i dati di prenotazione secondo le proprie condizioni di servizio e informativa sulla privacy. È possibile un trattamento all’estero. PROJEKT FLOW non mostra eventi privati del calendario sul sito e non salva tramite il modulo incorporato una seconda copia dei dati in un database di potenziali clienti. È possibile nascondere il calendario in qualsiasi momento o contattare info@projektflow.ch. Per annullare o modificare un appuntamento, utilizzare le indicazioni nella conferma.

Richieste di prova

I dati del modulo vengono salvati nel database e sono accessibili solo agli amministratori autorizzati della piattaforma. Può essere inviata anche una notifica a info@projektflow.ch. In caso di guasto del servizio e-mail, la richiesta rimane salvata per essere gestita personalmente. I dati servono al contatto e alla configurazione richiesti; l’accesso di prova viene creato solo dopo un accordo personale.

Registrazione aziendale e acquisto diretto

Per l’acquisto diretto registriamo ragione sociale, indirizzo di fatturazione, IDI e IBAN aziendale facoltativi, aliquota IVA scelta, tipo di azienda, persona di contatto, e-mail, piano e versione accettata delle condizioni generali. Supabase tratta la password, che non viene salvata nei dati di registrazione né nelle e-mail. Resend invia il link di conferma da info@projektflow.ch. I dati di registrazione sono accessibili solo lato server. E-mail e pagamento dell’abbonamento vengono verificati prima dell’attivazione. L’IBAN aziendale serve alle vostre fatture e non è il mezzo di pagamento dell’abbonamento software.

Per reimpostare una password dimenticata, Resend invia un link personale a tempo limitato all’e-mail registrata. La password cambia solo quando ne inserite una nuova. Per prevenire invii abusivi, conserviamo per al massimo un’ora un hash derivato dall’indirizzo IP e un contatore dei tentativi. Le registrazioni incomplete scadono dopo 24 ore e vengono eliminate alla successiva richiesta di registrazione. La versione contrattuale accettata e l’associazione all’azienda restano conservate come prova del contratto.

Dati e provenienza

I dati provengono dai vostri inserimenti, dalla configurazione degli amministratori, dalle missioni assegnate, dalle e-mail inoltrate e dalle operazioni tecniche. Comprendono:

• ragione sociale, indirizzo, IDI, persona di contatto, e-mail, telefono e richieste di prova;
• account personali, ruoli e dati di collaboratori e clienti;
• commesse, appuntamenti, indirizzi, ore, pause, rapporti ed eventuali firme;
• offerte, fatture, coordinate bancarie aziendali, materiale e fornitori;
• messaggi, e-mail, foto, registrazioni vocali, file e allegati;
• stati di abbonamenti, fatture e pagamenti, nonché identificativi tecnici;
• indirizzo IP e registri di browser, dispositivo, errori e sicurezza.

Inserite solo i dati necessari. Dati sanitari, copie di documenti d’identità, corrispondenza privata e altre informazioni sensibili non devono comparire nelle note generali delle missioni o nelle chat.

Finalità del trattamento

I dati servono ad accesso, gestione di aziende e ruoli, pianificazione, collaborazione, registrazione e approvazione delle ore, creazione di documenti, fatturazione, richieste di prova, assistenza e sicurezza. Sono usati anche quando necessario per rispettare obblighi legali o chiarire pretese.

Si applica in particolare il diritto svizzero sulla protezione dei dati. Quando è applicabile il GDPR, i trattamenti si basano su contratto o misure precontrattuali, obblighi legali, interessi legittimi alla gestione sicura ed eventualmente consenso. Il consenso può essere revocato per il futuro.

Accesso ai dati aziendali

L’accesso dipende da azienda, account personale e ruolo. Gli amministratori gestiscono gli accessi della propria azienda. I collaboratori dispongono delle funzioni previste per il ruolo. Gli amministratori autorizzati della piattaforma possono gestire gli accessi e consultare dati operativi quando necessario per amministrazione o assistenza. Lo spazio aziendale non è quindi tecnicamente accessibile solo al cliente interessato.

Agenzie e aziende clienti

Alla richiesta di una missione, l’agenzia e l’azienda cliente indicata accedono ai nomi delle aziende, al nome della persona assegnata, ad attività, riferimento del sito o progetto, indirizzo, note, periodo e stato. Il codice di collegamento permette la richiesta e non sostituisce la conferma dell’azienda cliente.

Dopo la conferma, la persona assegnata vede la missione e registra data, inizio, fine, pausa e descrizione del lavoro. Gli amministratori delle aziende coinvolte vedono questi rapporti; l’azienda cliente può approvarli o restituirli con una motivazione. Amministratori e persona assegnata possono scambiarsi messaggi nella cronologia condivisa. Sono visibili nome del mittente, azienda, messaggio e data. I collaboratori ottengono questo accesso solo dopo la conferma. Fascicoli clienti interni, dati finanziari e altri dati del personale non vengono condivisi dal collegamento.

Per le missioni confermate, ore e correzioni relative al periodo concordato possono essere inviate dopo la fine. I rapporti approvati sono protetti dalla sovrascrittura e i dati restano accessibili ai partecipanti autorizzati. «Terminare» non significa cancellare. File CSV e copie PDF esportati con campi per le firme passano sotto la responsabilità dei destinatari. Le aziende devono informare i collaboratori prima della condivisione e concordare conservazione e rettifiche consentite. Consultate la guida al lavoro temporaneo.

E-mail, foto e registrazioni vocali

Quando è configurato l’inoltro, contenuto, mittente, destinatario, oggetto e allegati acquisiti vengono trattati nello spazio aziendale. Impostate regole mirate alle commesse pertinenti invece di inoltrare intere caselle private o non correlate al lavoro. Il browser richiede accesso a fotocamera e microfono per la funzione interessata. L’azienda è responsabile della liceità delle registrazioni e dell’informazione delle persone riconoscibili.

Fornitori di servizi e pagamento

• Supabase: Database, autenticazione, archivio privato e funzioni in tempo reale. La regione del progetto è Francoforte, Germania. Ulteriori informazioni: Trattamento per conto del titolare presso Supabase.
• Vercel: Gestione e distribuzione del sito, funzioni server e registri tecnici. Il trattamento può avvenire anche negli Stati Uniti. Accordo sulla protezione dei dati Vercel.
• Resend: Invio e ricezione di e-mail di sistema e delle commesse e relativi allegati. I principali trattamenti avvengono negli Stati Uniti. Accordo sulla protezione dei dati Resend.
• Google Workspace: Comunicazione aziendale e assistenza tramite info@projektflow.ch. A seconda del servizio e della configurazione, il trattamento avviene anche fuori dalla Svizzera. Accordo sulla protezione dei dati Google.
• Stripe: Per pagamenti o gestione degli abbonamenti tramite Stripe vengono trasmessi, tra gli altri, ragione sociale, e-mail di contatto, indirizzo di fatturazione, piano e associazione tecnica all’azienda. Inserite i dati di pagamento direttamente su Stripe. PROJEKT FLOW riceve identificativi di associazione e stati di abbonamento e pagamento, senza conservare numeri completi delle carte né codici di sicurezza. In base alla finalità, Stripe può agire come responsabile del trattamento per conto terzi o titolare autonomo e trattare dati all’estero, anche negli Stati Uniti. Informativa sulla protezione dei dati Stripe.

I fornitori possono usare ulteriori subresponsabili. Le informazioni collegate spiegano trattamenti e condizioni contrattuali.

Trattamento all’estero

La localizzazione del database in Germania non significa che tutti i dati rimangano esclusivamente in Germania o nell’UE. Hosting, e-mail, pagamenti e assistenza possono riguardare in particolare Svizzera, Germania, altri paesi europei e Stati Uniti. I fornitori pubblicano subresponsabili e localizzazioni nei documenti sulla protezione dei dati.

I trasferimenti verso Stati senza protezione riconosciuta come adeguata richiedono garanzie appropriate, ad esempio clausole contrattuali standard applicabili con gli adattamenti svizzeri necessari, oppure un’eccezione legale. Potete richiedere a info@projektflow.ch informazioni su destinatari, paesi e garanzie usati per il vostro contratto.

Cookie, memoria locale e localizzazione

Per accesso, lingua e lavoro offline, l’app usa cookie necessari, memoria locale del browser, memoria di sessione e una coda locale di ore non sincronizzate. Un service worker conserva parti dell’app per problemi di connessione. All’uscita, la copia in cache dello spazio dell’ultimo account viene rimossa. Ore non sincronizzate possono restare sul dispositivo; sincronizzate prima di cambiare dispositivo e proteggete quelli condivisi.

Non sono integrati tracker pubblicitari. La localizzazione facoltativa per la registrazione delle ore di progetto viene attivata espressamente dalla persona interessata e richiede il permesso del browser. L’area di lavoro viene salvata su questo dispositivo. I punti di posizione vengono controllati soltanto sul dispositivo per rilevare arrivo e partenza e non vengono trasmessi all’ufficio o al server. Vengono salvati i tempi di lavoro risultanti e un’indicazione dell’avvio automatico. Non viene creato un profilo degli spostamenti. La funzione opera solo con l’app visibile e connessa e termina quando si lascia la pagina. In caso di interruzioni occorre verificare i tempi in corso. Le imprese devono concordare con i collaboratori finalità, utilizzo e rettifica dei tempi di lavoro. L’indirizzo dell’intervento indica il luogo di lavoro. Il permesso del browser per fotocamera o microfono non equivale al consenso alla sorveglianza dei collaboratori. Le pagine di pagamento esterne hanno proprie informazioni su cookie e privacy.

Conservazione e cancellazione

Conserviamo i dati finché necessari per contratto, assistenza, sicurezza, giustificativi o obblighi legali. La durata dipende dal tipo di dati e dalla finalità. L’azienda responsabile definisce la conservazione necessaria dei documenti operativi e del personale e concorda le cancellazioni con il fornitore.

La fine di una prova o missione, oppure la sospensione di un accesso, non cancella automaticamente i dati. Richiedete esportazione o cancellazione tramite l’amministratore e info@projektflow.ch. Per i rapporti condivisi vanno considerati anche gli obblighi dell’altra parte. La cancellazione in PROJEKT FLOW non elimina copie già esportate. I backup possono restare fino alla normale sovrascrittura.

Sicurezza e diritti

La piattaforma usa trasmissione cifrata, controlli di accesso per ruolo e azienda e archivi privati. Gli accessi personali non devono essere condivisi. Segnalate accessi sospetti e incidenti a info@projektflow.ch. Non può essere garantita una protezione assoluta.

Secondo il diritto applicabile, potete richiedere accesso, rettifica, consegna o trasferimento e cancellazione dei dati, ed eventualmente opporvi al trattamento o richiederne la limitazione. Può essere necessaria una prova d’identità adeguata. Per i dati operativi, rivolgetevi prima all’azienda responsabile; il fornitore supporta la gestione. Potete rivolgervi all’ Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) o a un’altra autorità di controllo competente.

Modifiche

L’informativa viene aggiornata in caso di modifiche a funzioni, destinatari o trattamenti. La versione attuale è disponibile qui.